Lưu trữ hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu thường được hiểu đơn giản là loại hồ sơ chuyên biệt được các công ty, doanh nghiệp dùng để tham gia đấu thầu dự án, nhất là các dự án xây dựng. Vậy loại hồ sơ này gồm những loại tài liệu gì và nên lưu trữ hồ sơ dự thầu như thế nào là phù hợp nhất. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé.

Khái quát về hồ sơ dự thầu và mục đích lưu trữ

Một bộ hồ sơ dự thầu thường có 3 phần: năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty; biện pháp thi công và Giá dự thầu. Cụ thể, các loại hồ sơ tài liệu mà hồ sơ dự thầu cần có bao gồm:

  • Đơn dự thầu.

  • Giấy ủy quyền.

  • Văn bản thông báo nhân sự thực hiện dự án.

  • Văn bản tài liệu thể hiện thông tin chung của nhà thầu, bao gồm: giấy phép đăng ký kinh doanh và mã số thuế công ty; Báo cáo tài chính trong vòng 3 năm gần đây.

  • Hợp đồng tương tự do phí nhà thầu thực hiện.

  • Bản tiến độ thi công.

  • Bảng kê khai máy móc thiết bị thi công chủ yếu.

  • Biện pháp thi công, quy trình quản lý chất lượng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường.

  • Hợp đồng thi công.

  • Bảng tính giá dự thầu.

Việc lưu trữ hồ sơ dự thầu không chỉ nhằm tuân theo quy định về lưu trữ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp của pháp luật Việt Nam hiện hành, mà đây còn là cơ sở vững chắc để so sánh, đối chiếu với các bên liên quan khi có vấn đề phát sinh. Đồng thời, dựa vào các hồ sơ dự thầu được lưu trữ, ban giám đốc công ty có thể có căn cứ xác thực để quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh một cách thuận tiện và hợp lý nhất.

Tại sao nên chọn lưu trữ hồ sơ dự thầu tại VinaStorage?

Là một cái tên nổi bật trong lĩnh vực lưu trữ hồ sơ tài liệu trên thị trường hiện nay, VinaStorage đã và đang là sự lựa chọn ưu tiên của nhiều cá nhân, doanh nghiệp khi không đủ điều kiện tự lưu trữ hồ sơ tài liệu. Thực thế, khá nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay gặp một số khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại văn phòng công ty như: Số lượng hồ sơ tài liệu đang lưu trữ quá lớn, trong khi không gian lưu trữ có hạn, không thể tiếp tục lưu thêm tài liệu hồ sơ dự thầu mới; tình hình hoạt động kinh doanh tại thời điểm cần lưu trữ thêm hồ sơ không được tốt, không có khả năng chi trả ngân sách cần thiết cho việc lưu hồ sơ, không có đủ nhân lực để phân bổ cho việc lưu trữ hồ sơ dự thầu hay nhân viên lưu trữ không có đủ trình độ chuyên môn… Vì thế, một dịch vụ lưu trữ hồ sơ dự thầu uy tín và chất lượng luôn là một giải pháp thay thế hoàn hảo.

Với nhiều ưu điểm vượt trội và một quy trình lưu trữ khoa học, VinaStorage tự tin mang đến cho quý khách hàng sự yên tâm và hài lòng tuyệt đối.

Ưu điểm khi lưu trữ hồ sơ dự thầu tại công ty VinaStorage:

  • Hệ thống kho lưu trữ hồ sơ tài liệu có quy mô lớn, được trang bị đầy đủ các thiết bị lưu trữ đa dạng và hiện đại, từ tủ đứng, tủ treo tường bằng nhiều chất liệu gỗ, sắt, inox, có cánh và không cánh, đến các loại bìa hồ sơ, kẹp hồ sơ, kẹp giấy, giấy đánh dấu…

  • Hệ thống an ninh tiên tiến, hệ thống phòng cháy chữa cháy được lắp đặt đạt chuẩn và kiểm tra, bảo trì thường xuyên.

  • Quy trình lưu trữ khoa học, cam kết bảo mật và an toàn tuyệt đối trong suốt quá trình lưu trữ tại kho công ty. Đầu tiên, công ty sẽ trực tiếp đến thu thập hồ sơ dự thầu và vận chuyển hồ sơ về kho công ty bằng hệ thống xe tải chuyên dụng. Tiếp đó, công ty sẽ tiến hành phân loại và sắp xếp hồ sơ một cách ngăn nắp, hợp lý tại kho công ty. Nếu khách hàng có nhu cầu xem hoặc nhận lại hồ sơ, đội ngũ nhân viên công ty sẽ kiểm tra đối chiếu để lấy đúng tài liệu, sau đó gửi lại cho khách hàng dưới dạng bản scan hoặc bản gốc tùy theo yêu cầu cụ thể.

  • Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm và luôn tận tình, có trách nhiệm cao trong công việc lưu trữ hồ sơ.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số Hotline 18007011 nếu bạn vẫn còn có thắc mắc liên quan, hoặc muốn được báo giá nhanh nhất các gói dịch vụ lưu trữ hồ sơ dự thầu nói riêng, cũng như các dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu giá tốt khác tại VinaStorage nhé.

Vina Storage | 24/7/2020
Bài viết liên quan