Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là nhóm hồ sơ tài liệu vô cùng quan trọng và nhất định cần được lưu trữ một cách cẩn thận tại mỗi công ty, doanh nghiệp. Đây là căn cứ và cơ sở để ban giám đốc có thể quản lý đội ngũ nhân viên công ty. Vậy hãy cùng tìm hiểu xem hồ sơ nhân sự là gì và nên lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào nhé.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Hồ sơ nhân sự tại công ty thường được chia thành 2 loại:

*Hồ sơ nhân sự đối với lao động đang trong giai đoạn thực tập, thử việc:

  • Đơn xin việc.

  • Bản sao công chứng chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.

  • Bản sao các loại bằng cấp và chứng chỉ.

  • Giấy khám sức khỏe được cấp tại đơn vị y tế và còn trong thời gian cho phép.

Trường hợp đối tượng nhân viên thử việc là người nước ngoài thì cần chuẩn bị thêm visa và giấy phép lao động tại Việt Nam.

*Hồ sơ nhân sự đối với lao động đã ký kết hợp đồng chính thức với công ty:

  • Hợp đồng lao động chính thức.

  • Phụ lục hợp đồng (nếu có)

  • Các quyết định nội bộ có liên quan như tăng lương, thăng tiến, kỷ luật hoặc khen thưởng...

  • Các loại giấy tờ phát sinh khác.

Nên lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào là tốt nhất?

Tại mỗi công ty, doanh nghiệp, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự thường có ít nhiều sự khác biệt, tuy nhiên vẫn theo một quy trình cơ bản sau:

Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự cần lưu trữ và kiểm tra thông tin cẩn thận để có thể kịp thời thay đổi và bổ sung nếu có sai sót.

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ nhân sự. Tùy theo yêu cầu của công ty, bạn có thể lựa chọn sắp xếp theo các cách sau:

  • Sắp xếp hồ sơ nhân sự theo cấp bậc và vị trí công việc.

  • Sắp xếp hồ sơ nhân sự theo từng phòng ban.

  • Sắp xếp hồ sơ nhân sự theo thời gian ký kết hợp đồng thử việc/ hợp đồng chính thức.

Bước 3: Lưu danh sách hồ sơ nhân sự theo file Excel, có đính kèm link đến từng hồ sơ cụ thể của mỗi nhân viên và cập nhật liên tục. Danh sách này cũng cần lưu trữ trên nhiều thiết bị khác nhau như CD, ổ cứng máy tính và file tài liệu nội bộ trực tuyến của công ty. Việc này sẽ giúp cho bộ phận nhân sự cũng như ban giám đốc công ty có thể dễ dàng theo dõi và quản lý nhân viên công ty.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm lưu trữ hồ sơ nhân sự cũng không kém phần quan trọng. Tùy theo tình hình hiện tại của mỗi công ty mà bạn có thể quyết định xem nên lưu trữ hồ sơ tài liệu nhân sự trực tiếp tại công ty mình hay nên tìm đến các dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu uy tín bên ngoài. Để xác định tính khả thi trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự tại công ty, bạn có thể dựa trên các tiêu chí sau:

  • Tổng số lượng hồ sơ tài liệu mà công ty đang lưu trữ và không gian lưu trữ hiện có.

  • Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và nguồn ngân sách có thể chi cho việc lưu trữ này.

  • Việc phân bổ nhân sự cho việc lưu trữ hồ sơ nhân sự cũng như trình độ chuyên môn của nhân sự đó.

Nếu công ty bạn có thể đáp ứng tốt tất cả các yêu cầu trên thì việc chủ động lưu trữ hồ sơ nhân sự là hoàn toàn hợp lý. Ngược lại, nếu điều kiện công ty không quá tốt, bạn nên lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ nhân sự chất lượng.

Là một cái tên quen thuộc và được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn, VinaStorage sẽ cung cấp cho bạn các gói dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu khoa học với mức giá tốt nhất. Tại VinaStorage, hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp bạn sẽ được lưu trữ tại hệ thống kho có diện tích lớn của công ty với đầy đủ các trang thiết bị lưu trữ, an ninh và phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn. Đồng thời, quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu khoa học cùng đội ngũ chuyên viên dày dặn kinh nghiệm của công ty sẽ hỗ trợ tối ưu cho việc quản lý, theo dõi cũng như tìm kiếm thông tin của bạn trong suốt thời gian lưu trữ tại VinaStorage.

Hãy gọi ngay đến Hotline 18007011 để biết thêm về mức giá các gói dịch vụ lưu trữ và các thông tin liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn và bảo mật tuyệt đối tại công ty chúng tôi.

Vina Storage | 25/7/2020
Bài viết liên quan