Lưu trữ hồ sơ xây dựng

Việc lưu trữ hồ sơ xây dựng nói riêng và các loại hồ sơ tài liệu khác của doanh nghiệp đều rất cần thiết. Nhưng với số lượng lớn các bộ hồ sơ xây dựng mà các công ty đang sở hữu như hiện nay thì việc thuê dịch vụ lưu trữ tài liệu đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy nên lựa chọn đơn vị lưu trữ tài liệu nào để đảm bảo nhất. Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Hồ sơ xây dựng và tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ

Một bộ hồ sơ xây dựng đầy đủ gồm có rất nhiều các loại hồ sơ, tài liệu liên quan, chủ yếu gồm các nhóm hồ sơ tài liệu sau:

- Các nghị định, nghị quyết, thông tư và pháp luật liên quan đến quá trình xây dựng.

- Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng gồm có:

  • Hồ sơ pháp lý: giấy phép xây dựng, hợp đồng xây dựng, quyết định cấp đất/ cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền, phương án đền bù giải phóng mặt bằng xây dựng…

  • Hồ sơ khảo sát, thiết kế, hồ sơ thi công công trình: thiết kế, bản vẽ thi công, hồ sơ của nhà thầu, biên bản bàn giao, biện pháp thi công, tiến độ thi công, các chính sách bảo hiểm cho công trình xây dựng trong quá trình thi công, hồ sơ máy móc thiết bị đưa về công trường, hồ sơ nhà thầu phụ, hồ sơ an toàn lao động trong quá trình thi công, biểu mẫu…

  • Nhật ký thi công công trình xây dựng

  • Bản vẽ hoàn công công trình

  • Hồ sơ thanh toán, quyết toán

Việc lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả nhằm các mục đích sau:

  • Lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật theo Luật Doanh nghiệp hiện hành.

  • Dễ dàng tìm kiếm, so sánh, đối chiếu và thay đổi, khắc phục sai sót khi cần thiết.

  • Là căn cứ để ban giám đốc và các bộ phận liên quan có thể dựa vào để thực hiện, quản lý và giám sát hoạt động xây dựng một cách thuận lợi và hiệu quả.

Tại sao nên chọn các dịch vụ lưu trữ hồ sơ xây dựng tại VinaStorage?

Việc lưu trữ nhiều loại giấy tờ, tài liệu trong nhiều năm đòi hỏi mỗi công ty phải bỏ qua một lượng lớn ngân sách cũng như nhân lực thực hiện. Bên cạnh đó, để giữ cho các tủ kệ hồ sơ luôn sạch sẽ, ngăn nắp cũng tốn rất nhiều thời gian và công sức, việc kiểm soát và đối chiếu cũng gặp nhiều khó khăn hơn.

Để tránh tình trạng này, việc lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu xây dựng chính là một giải pháp tối ưu. Và trong số các đơn vị lưu trữ uy hiện đang hoạt động trên thị trường hiện nay, VinaStorage tự tin cung cấp đến khách hàng các gói dịch vụ lưu trữ uy tín và chất lượng nhất.

Bên cạnh việc sở hữu một hệ thống kho lưu trữ rộng và quy mô cùng các thiết bị an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn, cam kết bảo mật thông tin khách hàng và tài liệu lưu trữ một cách tuyệt đối, VinaStorage còn có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dày dặn kinh nghiệm, sẵn sàng đáp ứng được mọi nhu cầu lưu trữ hồ sơ tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực.

Quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng tại VinaStorage được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập, vận chuyển hồ sơ bằng hệ thống xe tải chuyên chở của công ty

Bước 2: Bảo quản và lưu trữ hồ sơ tại hệ thống kho công ty. Hồ sơ được đảm bảo sắp xếp ngăn nắp và theo đúng thứ tự đã được đánh dấu để có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu. Đồng thời, VinaStorage cam kết bảo mật và an toàn tuyệt đối tất cả các tài liệu được lưu trữ tại hệ thống kho của công ty.

Bước 3: Tra cứu hồ sơ dựa trên email yêu cầu dưới dạng bản gốc hoặc bản scan.

Bước 4: Tiêu hủy hồ sơ nếu hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật và được sự thống nhất của cả 2 bên.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị lưu trữ hồ sơ tài liệu xây dựng chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại hãy gọi ngay đến số Hotline 18007011 của công ty chúng tôi để được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé.

Vina Storage | 22/7/2020
Bài viết liên quan