Lưu trữ tài liệu là gì

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều phát sinh rất nhiều loại văn bản đến và văn bản đi. Tất cả các loại văn bản này được gọi chung là hồ sơ tài liệu doanh nghiệp. Vậy việc lưu trữ tài liệu này được diễn ra như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé.

Những loại tài liệu doanh nghiệp cần lưu trữ và mục đích lưu trữ

Theo điều 11 Luật Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, tất cả các công ty, doanh nghiệp đều phải lưu trữ các nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyền sở hữu công nghiệp và giấy chứng nhận chất lượng, quyền sở hữu tài sản công ty.

  • Điều lệ công ty (sửa đổi và bổ sung), quy chế nội bộ doanh nghiệp và đăng ký thành viên.

  • Các loại báo cáo, biên bản họp thường niên, đại hội cổ công công ty.

  • Báo cáo của Ban kiểm soát, thanh tra, kiểm toán.

  • Sổ sách, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính theo quý và theo năm.

  • Hồ sơ tài liệu cần thiết khác của từng phòng ban dựa theo tính chất và đặc trưng công ty.

Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp nhằm các mục đích sau:

  • Đảm bảo đúng quy định của pháp luật theo Luật Doanh nghiệp.

  • Làm cơ sở để ban giám đốc có thể quản lý và vận hành doanh nghiệp một cách thuận lợi và dễ dàng hơn.

  • Nhanh chóng và kịp thời tìm ra các hồ sơ tài liệu cần thiết phục vụ cho các hoạt động và vấn đề liên quan của từng phòng ban cụ thể và của ban lãnh đạo.

  • Dễ dàng phát hiện ra các tài liệu bị lưu trữ sai, thiếu hoặc có sai sót trong quá trình lưu trữ, từ đó tìm ra giải pháp khắc phục hợp lý.

Nên tự lưu trữ tài liệu tại công ty hay thuê dịch vụ lưu trữ?

Hiện nay có 2 xu hướng lưu trữ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp chính, gồm tự lưu trữ hồ sơ tài liệu tại công ty và thuê ngoài. Để lựa chọn và đi đến quyết định chọn phương án lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả nhất, bạn có thể dựa theo các tiêu chí sau để đánh giá xem tình hình công ty hiện tại có phù hợp để lưu trữ hồ sơ hay không:

  • Có đủ không gian lưu trữ hồ sơ hay không? Việc chia ra không gian lưu trữ có làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc hiện tại của công ty không?

  • Ngân sách hiện có có đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của một không gian lưu trữ chất lượng hay không?

  • Phân bổ nhân lực cho việc lưu trữ tài liệu có hợp lý không? Nhân viên có có đáp ứng được việc lưu trữ, sắp xếp và quản lý số lượng lớn hồ sơ tài liệu hiện có của công ty không?

  • Có đủ thời gian dành cho việc lưu trữ và sắp xếp, kiểm kê và báo cáo hồ sơ tài liệu cho từng giai đoạn không?

Nếu bạn cảm thấy điều kiện và tình hình của công ty hiện tại có thể đáp ứng những yêu cầu trên thì bạn hoàn toàn có thể chủ động lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại chính văn phòng công ty mình. Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp mới, việc tìm kiếm thông tin chính xác và học hỏi thêm từ các chuyên gia về vấn đề lưu trữ, hồ sơ tài liệu doanh nghiệp cũng rất cần thiết. Nhưng nếu bạn cảm thấy việc tự lưu trữ tài liệu này không quá phù hợp với tình hình công ty tại thời điểm này thì việc thuê dịch vụ lưu trữ tài liệu uy tín TpHCM sẽ là một lựa chọn hợp lý hơn.

Là một cái tên nổi bật trong lĩnh vực lưu trữ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp chất lượng trên thị trường hiện nay, VinaStorage tự tin sẽ mang đến cho bạn dịch vụ lưu trữ tài liệu tốt nhất. Công ty hiện đang sở hữu một hệ thống kho lưu trữ lớn được trang bị đầy đủ các thiết bị an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn, quy trình quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu khoa học, bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng và tài liệu lưu trữ cùng đội ngũ chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm, luôn có tinh thần trách nhiệm cao và tận tâm với công việc. Bạn sẽ hoàn toàn yên tâm và hài lòng khi lựa chọn gói dịch vụ lưu trữ tài liệu an toàn tại công ty chúng tôi.

Hãy liên hệ ngay đến số Hotline 18007011 của chúng tôi để được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé.

Vina Storage | 25/7/2020
Bài viết liên quan